العمل عن بُعد يواجه العديد من التحديات بسبب افتقاره للتفاعل الحضوري بين الموظفين. ولجعل البيئة أكثر فعالية، وخصوصًا في الاجتماعات.
إليك عشر خطوات تساعدك على عقد اجتماع فعّال لفريق عملك عن بُعد
1. تحديد نوع وغرض الاجتماع
ابدأ بتحديد نوع الاجتماع الذي ستعقده، حيث توجد خمسة أنواع رئيسية يمكن أن تتداخل مع بعضها:
- تبادل المعلومات: حيث يشارك المشاركون أحدث المستجدات في أنشطتهم.
- حل المشكلات: يركز على إيجاد حلول لمشكلة معينة.
- الاجتماعات التشغيلية: تجمع الموظفين من الأقسام المختلفة لمراجعة الموقف العام.
- اجتماعات اللجنة: اجتماعات دورية لمتابعة التقدم وتخطيط الأنشطة.
- التعليم والتدريب: تهدف إلى إرشاد وتوجيه الموظفين.
2. تحديد من يجب أن يحضر الاجتماع
من المهم أن تختار المشاركين بعناية. من الخطأ دعوة الأشخاص الذين لا يساهمون في الاجتماع أو لا يمكنهم إضافة قيمة. تأكد من أن الحضور يتمتعون بالمعرفة أو المهام التي تساعد في تحقيق أهداف الاجتماع.
3. كتابة جدول الأعمال
حتى لو كنت تكتب جدول الأعمال قبل دقائق من بداية الاجتماع، يجب أن يكون لديك خطة واضحة حول النقاط التي ستتم مناقشتها. سيساعد ذلك في توجيه الاجتماع بشكل فعال.
4. إرسال بريد إلكتروني يحتوي على محاور الاجتماع
من الأفضل إرسال بريد إلكتروني يتضمن جدول الأعمال والتفاصيل المتعلقة بالاجتماع مسبقًا. هذا يمنح المشاركين وقتًا لتحضير أفكارهم وتنظيمها.
5. التأكد من أن المحتوى مرئي وبسيط
في الاجتماعات عن بُعد، يجب أن تكون المعلومات مرئية وواضحة. استخدم العروض التقديمية أو الرسوم البيانية التي تسهل على المشاركين متابعة النقاط الرئيسية دون تشويش.
6. توزيع الأدوار بين المشاركين
توزيع الأدوار يسهم في تحسين فاعلية الاجتماع. يمكنك تعيين شخص لكتابة ملخص الاجتماع وآخر لتنظيم الوقت. هذا يساعد في تسهيل سير الاجتماع وجعل الجميع مشاركًا.
7. تلخيص الاجتماع قبل الختام
في النهاية، يجب تلخيص الاجتماع وأهدافه وتوزيع المهام بين المشاركين. من المفيد أيضًا إرسال ملخص مع تسجيل الاجتماع (إذا أمكن) لضمان توثيق كل ما تم مناقشته.
8. تجنب المفاجآت
من المهم تجنب المفاجآت في الاجتماع. قدم للمشاركين أكبر قدر من المعلومات المسبقة حول الموضوعات التي سيتم مناقشتها. امنحهم الوقت الكافي لتحضير أفكارهم وتنظيمها.
9. وضوح الهدف
احرص على أن يكون الهدف من الاجتماع واضحًا لجميع المشاركين منذ البداية. هذا يساعد على إبقاء الجميع مركزًا وملتزمًا بتحقيق الأهداف المحددة.
10. إنهاء الاجتماع بقوة
من الضروري أن ينتهي الاجتماع باتفاق واضح على الإجراءات التالية، مع تحديد الشخص المسؤول عن كل مهمة وموعد إنجازها. هذا يضمن أن الاجتماع لم يكن مجرد حديث، بل نقطة انطلاق للعمل الفعّال.
باستخدام هذه الخطوات، يمكنك عقد اجتماعات عن بُعد منتجة وفعّالة، مما يسهم في تعزيز روح الفريق وتحقيق الأهداف المرجوه .